CMS là gì? Hướng dẫn đầy đủ về tính năng, cách hoạt động

Những giải đáp cho câu hỏi CMS là gì, cách hoạt động thế nào, các loại CMS phổ biến hiện nay,… sẽ được chia sẻ chi tiết trong bài viết. Hãy cùng tham khảo nhé.

CMS là phần mềm giúp người dùng tạo, quản lý và sửa đổi nội dung trên trang Web mà không cần kiến ​​thức kỹ thuật chuyên ngành. CMS sẽ giúp bạn tạo trang Web, lưu trữ hình ảnh và các chức năng khác. Bài đăng này sẽ phân tích khái niệm CMS là gì, những CMS được ưa chuộng nhất hiện nay,…. 

CMS là gì?

CMS – Content Management System – hệ thống quản lý nội dung là một nền tảng phần mềm cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, báo cáo, xuất bản, phân phối,… nội dung trên Website. Giao diện người dùng đồ họa (GUI) của nó làm cho việc tương tác với người dùng của trang Web trở nên thân thiện hơn.

Các trang Web sử dụng HTML và CSS để tạo và thiết kế các trang bên trong. Chúng là hai trong số các thành phần cốt lõi cần thiết để tạo ra các trang Web. HTML cung cấp cấu trúc của trang, CSS bố cục hình ảnh và âm thanh.

CMS cho phép người dùng không có bất kỳ kiến ​​thức nào về Code vẫn có thể sửa đổi, bổ sung và chỉnh sửa nội dung cho các trang Web bằng giao diện WYSIWYG. Dữ liệu được nhập vào phần mềm CMS được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này hiển thị trang Web thông qua một Template. Sau đó, CSS của trang có thể kiểm soát đầu ra.

CMS có mấy loại? 

Hiện nay, hệ thống quản lý nội dung CMS được chia thành 3 loại chính: CMS mã nguồn mở, CMS tự code và CMS build sẵn. Hãy cũng tìm hiểu chi tiết định nghĩa, lợi ích của từng loại ngay sau đây. 

CMS mã nguồn mở

CMS mã nguồn mở là phần mềm được phát triển và phân phối dưới dạng mã nguồn mở. Với hình thức này, bạn có quyền tùy chỉnh, sửa đổi hoặc thậm chí là phát triển thêm các tính năng mới theo ý muốn.

Vì vậy, bạn sẽ không cần trả bất kỳ khoản phí bản quyền nào để sử dụng. Bên cạnh đó, hệ thống này cũng có tính bảo mật cao và dễ dàng tìm kiếm sự hỗ trợ nhờ cộng đồng người dùng lớn và có chuyên môn. Một số CMS mã nguồn mở phổ biến là WordPress, Joomla, Drupal, Magento,…

CMS tự code

CMS tự code là một phần mềm mà người dùng phải xây dựng từ đầu từ bước viết code đến lập trình. Không giống như các tính năng sẵn có trên CMS mã nguồn mở, CMS tự code không tùy chỉnh dựa trên bất kỳ nền tảng có sẵn nào mà cần tự phát triển. 

Ưu điểm của hệ thống này là bạn có thể thiết kế và phát triển mọi chức năng theo đúng nhu cầu của mình. CMS tự code cũng có tốc độ tải trang nhanh và có độ bảo mật cao. Tuy nhiên, vì cần kiến thức về code, bạn sẽ phải thuê lập trình viên để tạo website, dẫn đến tốn nhiều chi phí và thời gian. 

CMS build sẵn

CMS build sẵn là một hệ thống được xây dựng sẵn và hoàn chỉnh cho người dùng. Bạn không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào trên máy chủ của mình mà chỉ cần đăng ký và sử dụng dịch vụ trực tuyến. 

Ưu điểm của CMS build sẵn là dễ sử dụng, có thể tạo một trang web hoàn chỉnh trong thời gian ngắn, ít xảy ra lỗi và có nhiều tính năng hữu ích. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể  tùy chỉnh trong phạm vi cho phép của hệ thống và phải trả phí hàng năm. Một số CMS build sẵn nổi tiếng là Wix, Squarespace, Shopify, Weebly,…

5 Lợi ích khi sử dụng phần mềm CMS

Nếu bạn thắc mắc lợi ích của CMS là gì? Thì sau đây là 5 lợi ích bạn nhận được khi sử dụng phần mềm này: 

• Quản lý nội dung website dễ dàng: Nhờ hệ thống CMS, doanh nghiệp có thể tận dụng website để triển khai các chiến dịch như Content Marketing, Email Marketing, mạng xã hội, chatbot tự động,… một cách dễ dàng, nhanh chóng và giảm thiểu các rủi ro kỹ thuật.
• Không cần kiến thức lập trình: Do có thể tùy chỉnh trên giao diện có sẵn, doanh nghiệp có thể quản lý website một cách hiệu quả mà không cần nhân sự có chuyên môn về lập trình. 
• Tối ưu chi phí nhân sự: Với CMS, bất kỳ nhân viên nào trong công ty đều có thể tự mình quản lý website, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí nhân sự.  
• Tiết kiệm chi phí marketing online: Thay vì phải thuê agency để quảng cáo, nhiều CMS tích hợp sẵn các công cụ phân tích và marketing, giúp bạn tự mình theo dõi và tối ưu hóa các chiến dịch.
• Tăng tương tác người dùng: Bạn có thể tạo ra các nội dung hấp dẫn, kêu gọi sự tương tác và thiết kế giao diện đẹp mắt để thu hút người dùng. 

7 tính năng phải có đối với CMS là gì?

Hiện có nhiều phần mềm CMS cho bạn lựa chọn. Trước khi ra quyết định, bạn hãy tham khảo 7 tính năng cần phải có đối với CMS nhé.

Bảo mật

Nếu bạn sử dụng CMS tiêu chuẩn với ít khả năng bảo vệ dữ liệu công ty, bạn có thể gặp các cuộc tấn công bảo mật không đáng có. Tin tặc ngày nay có thể nắm quyền kiểm soát giao diện và nội dung của các trang Web. Điều quan trọng hơn hết là bạn cần tìm một dịch vụ, phần mềm CMS có thể tự đề xuất các bản cập nhật khi các lỗ hổng bảo mật xuất hiện.

Các tác giả, nhà xuất bản nội dung cũng nên xem xét các nền tảng cung cấp khả năng bảo vệ khách hàng của họ chống lại các cuộc tấn công DDoS. Đồng thờ, bạn nên chọn nền tảng cung cấp xác thực hai yếu tố để bổ sung thêm các lớp bảo mật. 

Chức năng đa ngôn ngữ

Hơn 75% người dùng Internet không giao tiếp bằng tiếng Anh và yêu cầu nội dung phải được dịch sang ngôn ngữ mẹ đẻ của họ (theo TranslateMedia). Ngoài ra, trang Web của các công ty toàn cầu, đa quốc gia phục vụ khách hàng quốc tế cần được trang bị nhiều bản dịch. Vì vậy, để đáp ứng các mục tiêu này, CMS bạn chọn phải hỗ trợ các khả năng đa ngôn ngữ sau:

• Đảm bảo có kiến trúc trang Web (Site Architecture) cho các thị trường và ngôn ngữ toàn cầu.
• CMS có khả năng nhập / xuất văn bản dưới dạng XML hoặc các định dạng tiêu chuẩn khác. Điều này sẽ giúp bạn làm việc với nhà cung cấp các bản dịch thuật dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn nhập và xuất văn bản ở định dạng chuẩn hóa.
• Đảm bảo phần mềm hỗ trợ đầy đủ Unicode. Điều này đảm bảo trang Web của bạn có thể hiển thị các ngôn ngữ yêu cầu ký tự so với bảng chữ cái tiếng Anh, chẳng hạn như tiếng Nhật hoặc tiếng Ả Rập.

Phân phối nội dung

Nếu bạn hỏi các kênh phân phối nội dung nên có của CMS là gì? Câu trả lời là mọi thiết bị, mọi kênh kỹ thuật số mà người dùng mục tiêu có thể xuất hiện. Nội dung của bạn cần được định dạng phù hợp cho mọi thiết bị, Internet vạn vật (Internet of Things-IoT), thực tế ảo tăng cường (Augmented Reality-AR), trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence-AI) và thực tế ảo (Virtual Reality-VR).

Các thương hiệu phải chủ động cung cấp dịch vụ khách hàng đa kênh, đảm bảo mọi khách hàng đều đọc được nội dung của bạn. Cách trực tiếp nhất để làm điều đó là sử dụng Headless CMS hoặc Decoupled CMS,…

Công cụ tối ưu hóa SEO

Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) là một thành phần thiết yếu của CMS, WCMS và ECMS. Search Engine Watch đã xác định các yếu tố quan trọng cần xem xét để xác định CMS thân thiện với SEO như sau:

• Điều hướng thả xuống cần được tích hợp vào CSS.
• CMS phải có khả năng tùy chỉnh tiêu đề trang và Meta-Data.
• Đảm bảo URL thân thiện với SEO.
• Nên có chức năng tạo sơ đồ trang Web XML.
• Hợp nhất các URL trùng lặp bằng thẻ Rel = Canonical.
• Bắt buộc phải có thẻ ALT.
• Không nên sử dụng hoặc dựa vào Frames để hiển thị nội dung.
• Hỗ trợ phân trang với Rel = “Next” và Rel = “Prev”.
• Có điều hướng Breadcrumb.
• Nên có chuyển hướng 301.
• Hỗ trợ thời gian tải trang nhanh.

Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng

Yếu tố tiếp theo cần xem xét khi chọn CMS là gì? Đó chính là khả năng hỗ trợ khách hàng nhanh chóng. Một phần mềm CMS có tốt không sẽ được xác định bởi sự hài lòng của khách hàng. Bạn có thể xem các bài đánh giá CMS của Zesty.io trên Gartner Peer Insights. Gartner Peer Insights cho phép người dùng xem đánh giá theo công ty, mô tả công việc và xếp hạng.

Responsive Mobile

CMS có thể điều chỉnh trang Web hiện tại của bạn đáp ứng, tương thích với bất kỳ thiết bị hoặc IoT nào. Việc này giúp giải quyết nhu cầu cung cấp, tối ưu hóa và điều chỉnh trải nghiệm xem của khách truy cập.

Công nghệ bạn sử dụng để tạo thiết kế Responsive là CSS3. Đây là sự phát triển mới nhất của ngôn ngữ Cascading Style Sheets. Ngôn ngữ này được cải tiến dựa trên CSS2. CSS3 mang đến nhiều cải tiến như hình ảnh động, bóng đổ, bố cục mới với nhiều cột và lưới,…

Tích hợp Seamless

Trước đây, việc tạo nội dung với CMS dựa trên các cấu trúc Silo. Ngày nay, Mobile CMS yêu cầu chia sẻ liền mạch (Seamless Sharing) và WYSIWYG. Nó cần phải dựa trên Component-Based để bất kỳ nhà xuất bản nào cũng có thể mang đến trải nghiệm cảm ứng phong phú cho người dùng trên mọi màn hình. 

CMS hoạt động thế nào?

CMS cho phép người dùng quản lý nội dung từ giao diện người dùng nội bộ hoặc trang tổng quan (Dashboard). Điều khiến người dùng yêu thích CMS là gì? Đó chính là việc mọi người có thể cài đặt phần mềm CMS dễ dàng chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này tạo điều kiện thuận lợi và dễ dàng sử dụng, điều hướng cho các Marketer không chuyên về kỹ thuật. Có rất nhiều chương trình CMS mã nguồn mở miễn phí được đánh giá cao dành cho các công ty nhỏ. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải thành thạo JavaScript, HTML, CSS, PHP, MySQL mà vẫn có thể sử dụng phần mềm dễ dàng.

Bạn có thể chọn phần mềm CMS phù hợp để xây dựng trang Web của mình. Nó cho phép bạn viết văn bản, chèn ảnh và đồ họa trực tiếp từ bảng điều khiển. Các trang Web được xây dựng với cơ sở dữ liệu tương tự như bảng tính Excel, với giao diện an toàn và dễ sử dụng. Hầu hết các CMS đều được quản lý và cập nhật liên tục khi Web phát triển.

Hiện có rất nhiều nền tảng xây dựng Web CMS. Tùy chọn phổ biến là WordPress. WordPress là mã nguồn mở với các tính năng, mẫu, chủ đề và Plugin đa dạng, không mất thời gian để cài đặt và tạo các trang Web trực tiếp. WordPress được sử dụng bởi khoảng 75 triệu trang Web.

Cách sử dụng CMS

Nhiều người thắc mắc các thành phần của CMS là gì? CMS có 2 thành phần chính là CMA và CDA:

• CMA (Content Management Application): Đây là giao diện mà người dùng tương tác trực tiếp để tạo, chỉnh sửa, xóa và quản lý nội dung trên website. Bạn có thể sử dụng CMA mà không cần kiến thức về lập trình.
• CDA (Content Delivery Application): CDA là nền tảng hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý và phân phối nội dung số. Sau khi nội dung được tạo ra trên CMA, CDA sẽ đảm nhận các công việc hậu cần để đưa nội dung đó đến với người dùng.

Để dùng CMS, bạn chọn CMS phù hợp và cài đặt trên máy chủ. Sau đó, bạn tùy chỉnh giao diện và tạo nội dung cho website. Hệ thống sẽ tự động xuất bản và hiển thị nội dung trên trang. Đồng thời, bạn có thể tích hợp cấu hình SEO, Google Analytics để theo dõi hiệu quả website và tăng lượng truy cập. 

So sánh sự khác biệt của 3 loại hình CMS là gì

Cùng với sự phát triển của môi trường kỹ thuật số, các loại hình CMS cũng phát triển đa dạng hơn. 

Mô hình CMS truyền thống

Mô hình CMS truyền thống gắn Backend vào Frontend của một trang Web. Việc quản lý CMS Backend được ràng buộc trong cùng một hệ thống cung cấp nội dung hoặc Frontend. Các biên tập viên tạo và xuất bản nội dung trong phần Backend của một trang Web đang làm việc trên phần mà khách truy cập trang Web sẽ xem. Ngoài ra, tất cả các ứng dụng thiết kế và tùy chỉnh trang Web cũng được lưu trữ trong phần Backend.

CMS truyền thống kết hợp các tính năng chính sau:

• Giao diện người dùng hiển thị nội dung đã xuất bản trên các trang HTML.
• Content Management Backend.
• Cơ sở dữ liệu lưu trữ nội dung.
• Bao gồm một ứng dụng để tạo và áp dụng các thiết kế Schema.

Mô hình CMS tách rời (Decoupled CMS)

CMS tách rời chia việc quản lý Backend và Frontend của một trang Web thành hai hệ thống khác nhau. Trong mô hình CMS tách rời, hệ thống quản lý nội dung (Backend) hoạt động riêng biệt với thành phần phân phối (Frontend). Điều này có nghĩa là khi nội dung được tạo và chỉnh sửa trong phần Backend của một trang Web. Nó được truyền qua API và được xuất bản trong hệ thống Frontend riêng biệt.

Mô hình CMS tách rời bao gồm:

• Giao diện xuất bản nội dung Frontend được xác định trước và được kết nối với Content Management Backend thông qua API.
• Cơ sở dữ liệu lưu trữ nội dung.
• Giao diện quản trị bao gồm một ứng dụng cho phép người chỉnh sửa tạo và quản lý nội dung dễ dàng (tùy thuộc vào nền tảng).
• Có thể xuất bản nội dung lên mọi thiết bị.

Mô hình Headless CMS là gì?

Cấu trúc Headless CMS tương tự như cấu ​​trúc CMS tách rời, nhưng thiếu hệ thống Frontend để xuất bản. Nhiều nhà phát triển yêu thích Headless CMS, nhưng nó có thể làm tổn hại đến các nỗ lực tiếp thị của bạn. Trong môi trường Headless CMS, hệ thống có khả năng biên tập và quản lý nội dung nhỏ. Sau đó, nó sẽ xuất bản lên Web-Service hoặc API để có thể truyền tải nội dung tới bất kỳ hệ thống nào có truy cập Internet. Do đó, Headless CMS có thể xuất bản cùng một nội dung lên một trang Web, một ứng dụng, thiết bị di động hoặc bất kỳ thiết bị nào được kết nối qua Internet of Things (IoT). Lý do là bởi nội dung không bị ràng buộc bởi cấu trúc nội dung được xác định trước.

Một CMS Headless CMS bao gồm:

• Một chương trình phụ trợ quản lý nội dung (Content Management Backend).
• Một API.
• Không có giao diện xuất bản nội dung Drontend xác định trước và có thể xuất bản lên bất kỳ thiết bị nào được kết nối qua IoT.

Nhiều nền tảng CMS không còn cần phải dựa vào IT để thiết kế, phát triển và triển khai nội dung. Hệ thống Decoupled Web Content Management có thể cho phép bộ phận Marketing hoạt động độc lập và cung cấp cho họ khả năng khởi tạo một lần và triển khai nó ở bất kỳ đâu.

Các nền tảng CMS phổ biến hiện nay

Nội dung này sẽ cung cấp thông tin các lựa chọn được yêu thích hiện nay đối với CMS là gì, những ưu nhược điểm và giá cả của chúng.

Có rất nhiều nền tảng CMS khác nhau trên mạng, vậy bạn nên chọn nền tảng nào? Trước khi bạn chuyển sang phần so sánh nền tảng CMS, bạn hãy tham khảo một số yếu tố nên xem xét để chọn một CMS tốt, phù hợp nhé.

• Dễ sử dụng: Hãy chọn một CMS giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa nội dung nếu bạn không có kiến thức về kỹ thuật lập trình. 
• Tùy chọn thiết kế: Phần mềm CMS sẽ cung cấp cho bạn nhiều mẫu thiết kế trang Web để bạn lựa chọn. Nó cũng sẽ cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh các thiết kế đó theo yêu cầu của riêng bạn.
• Khả năng di chuyển dữ liệu: Một nền tảng CMS tuyệt vời phải có các công cụ để bạn dễ dàng xuất dữ liệu của mình và di chuyển dữ liệu đó đi nơi khác.
• Tiện ích mở rộng và bổ trợ: Không thể tồn tại một nền tảng CMS có tất cả các tính năng đáp ứng các yêu cầu cho mọi trang Web. Các tiện ích mở rộng và bổ trợ sẽ khắc phục sự cố đó.
• Trợ giúp và các tùy chọn hỗ trợ: Khi có thắc mắc, khó khăn, bạn có thể tìm sự giúp đỡ trên các cộng đồng hỗ trợ.
• Chi phí: Một số nền tảng CMS hoàn toàn miễn phí. Một số nền tảng khác tính phí hàng tháng. Bạn cần tìm hiểu kỹ về giá cả trước khi bạn chọn CMS để không gặp bất kỳ sự ngạc nhiên khó chịu nào, và có thể chủ động ngân sách.

Sau khi hiểu rõ những điều trên, bạn có thể xem xét, so sánh các nền tảng CMS để lựa chọn.

So sánh CMS của WordPress, Joomla, Drupal, WooCommerce, Wix

WordPress

Joomla

Drupal

Woocommerce

Wix

Kết luận

Ngày nay, với CMS thì hầu như ai cũng có thể tạo một trang Web dù không hiểu về lập trình, Code. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu CMS là gì, các nền tảng CMS tốt nhất. Với danh sách này, bạn có thể lựa chọn cho mình một CMS phù hợp để phát triển Blog cá nhân, thậm chí là Web kinh doanh bán hàng. 

Một số câu hỏi thường gặp

Bên cạnh thắc mắc CMS là gì? Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về hệ thống này: 

So sánh giữa CMS với EMS và WCMS

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển lớn hơn, bạn có thể phân vân nên sử dụng phần mềm nào để mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp?

• CMS thường được coi là một tập hợp con của WCMS và ECM. Như đã nói ở trên, CMS là phần mềm được sử dụng để phát triển, chỉnh sửa, quản lý và xuất bản nội dung. CMS hoạt động tốt nhất với nội dung có cấu trúc, chẳng hạn như tài liệu hoặc bản ghi cơ sở dữ liệu, nhưng nó cũng có thể được sử dụng để quản lý nội dung như tệp Video và âm thanh.
• ECM (quản lý nội dung doanh nghiệp) có thể quản lý nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc. Bạn có thể sử dụng ECM để kể hợp các chiến lược nội dung, phần mềm, công cụ để quản lý nội dung một cách hiệu quả.
• WCMS (hệ thống quản lý nội dung Web) được hầu hết các chuyên gia trong ngành coi là một tập hợp con của CMS. Ranh giới giữa WCMS và ECMS rất mỏng manh. Yếu tố khác biệt chính là WCMS thường được áp dụng nhiều hơn cho nội dung Web, trong khi ECMS đề cập đến quy trình kinh doanh toàn diện.

CMS có thể hỗ trợ SEO cho website không?

Có. Hầu hết các CMS hiện nay đều tích hợp các công cụ và tính năng hỗ trợ SEO. CMS như WordPress cung cấp hàng loạt plugin hỗ trợ SEO, chẳng hạn như Yoast SEO, giúp người dùng dễ dàng tối ưu hóa website dễ dàng mà không cần kiến thức chuyên sâu.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn thu hút lượng lớn lượt truy cập, tối ưu chi phí marketing mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức nghiên cứu, hãy đăng ký tư vấn từ Navee. Với đội ngũ hơn 14 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã tăng 250% lượng người truy cập tự nhiên và giảm 50% chi phí triển khai Marketing. Hãy đăng ký tư vấn để nhận được giải pháp SEO tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!