Hoạt động truyền thông marketing mang lại hiệu quả quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Có nhiều yếu tố khác nhau tác động đến kết quả thực hiện của một chiến dịch truyền thông, trong đó có quá trình xây dựng kế hoạch. Vậy lập kế hoạch truyền thông marketing như thế nào là hiệu quả? Những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần quan tâm là gì? Hãy cùng Navee tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Tại sao doanh nghiệp cần có kế hoạch truyền thông marketing?
Truyền thông marketing là quá trình doanh nghiệp sử dụng các công cụ và kênh truyền thông để quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng tiềm năng. Hoạt động truyền thông có mục đích là tạo ra nhận thức và thúc đẩy sự quan tâm của khách hàng đến sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu.
Kế hoạch truyền thông marketing là bảng mô tả các hoạt động và chiến lược truyền thông được thực hiện để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông sử dụng để hướng dẫn và quản lý việc giao tiếp giữa đội ngũ nhân viên, người quản lý, khách hàng, công chúng và các bên liên quan khác.
Hoạt động truyền thông marketing đòi hỏi quá trình triển khai qua nhiều bước và có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều chiến dịch một cách nhất quán để quảng bá thông tin một cách thu hút đến công chúng mục tiêu. Một chiến lược truyền thông hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp có mục tiêu cụ thể, đối tượng khách hàng được xác định rõ ràng, kế hoạch truyền thông marketing được lập ra và triển khai một cách hợp lý.
Những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi xây dựng được một kế hoạch truyền thông marketing bài bản trước khi triển khai là:
- Có định hướng rõ ràng cho chiến dịch truyền thông: Một chiến truyền thông là sự kết hợp của nhiều chiến dịch, hoạt động khác nhau liên quan đến việc nghiên cứu, phân tích, triển khai, theo dõi, đo lường,… với sự tham gia của nhiều bộ phận. Do đó, một kế hoạch sẽ giúp toàn đội ngũ định hướng được các hoạt động và nhà quản trị dễ dàng giám sát hoạt động.
- Tạo dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng: Nếu doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện các hoạt động truyền thông nhỏ lẻ không nhất quán, hình ảnh thông điệp sẽ khó mà tác động đến khách hàng để khiến họ nhận biết hoặc quan tâm. Một kế hoạch truyền thông marketing với mục tiêu rõ ràng sẽ bao gồm nhiều hoạt động khác nhau để bổ trợ cho khả năng tạo dựng được hình ảnh một cách rõ nét, mạnh mẽ và lâu dài trong tâm trí công chúng.
- Phản ứng kịp thời với các sự cố truyền thông: Truyền thông luôn có hai mặt tích cực và tiêu cực, vì vậy doanh nghiệp cần có các phương án dự phòng để chủ động trong mọi tình huống. Khi xây dựng kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp sẽ có phương án dự phòng để phản ứng nhanh, tránh tình huống tổn thất.
- Tối ưu hiệu quả truyền thông: Kế hoạch truyền thông marketing cho phép nhà quản trị có cái nhìn tổng quan để đưa ra các quyết định sáng suốt nhất. Việc đầu tư cho kênh và công cụ nào có hiệu quả cao, cắt bớt những hoạt động ít hiệu quả,… sẽ giúp tối ưu được hiệu quả truyền thông nhờ phân bổ nhân sự và chi phí hợp lý.
2. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông marketing cho doanh nghiệp
2.1. Sử dụng mô hình SWOT để phân tích doanh nghiệp
Sử dụng mô hình SWOT để phân tích doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng để xây dựng kế hoạch truyền thông có hiệu quả cao. Việc xác định rõ từng hạng mục trong SWOT giúp doanh nghiệp nhìn rõ được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của mình, từ đó xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp.
- Điểm mạnh (Strengths): những yếu tố nội bộ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ví dụ như: Sản phẩm, dịch vụ có lợi ích, tính năng nổi bật; Thương hiệu có mức độ nhận biết cao; Thị phần lớn: Khả năng tài chính mạnh; Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao,…
- Điểm yếu (Weaknesses): những yếu tố nội bộ có thể cản trở doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động truyền thông. Ví dụ như: Sản phẩm, dịch vụ chưa có điểm nổi bật so với đối thủ, thị phần thấp, ngân sách hạn hẹp, từng xảy ra khủng hoảng truyền thông, chưa có bộ phận truyền thông riêng,…
- Cơ hội (Opportunities): những yếu tố bên ngoài có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Ví dụ như: Thị trường có xu hướng mở rộng, nhu cầu khách hàng tăng lên, công nghệ sản xuất phát triển,…
- Thách thức (Threats): là những yếu tố có thể gây khó khăn, cản trở thành công của doanh nghiệp. Ví dụ như: Yếu tố pháp lý liên quan đến cung ứng và phân phối sản phẩm, tình hình kinh tế – xã hội tác động đến nhu cầu khách hàng, mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt,…
Để xây dựng mô hình SWOT hỗ trợ cho việc lập kế hoạch truyền thông marketing, doanh nghiệp cần tiến hành các bước nghiên cứu sâu về thị trường, ngành hàng, đối thủ cạnh tranh và nội bộ doanh nghiệp. Đội ngũ cần nghiên cứu cả nguồn thông tin bên trong và bên ngoài, tiến hành phân tích, sắp xếp vào từng mục trong mô hình và đưa ra các kết luận.
2.2. Xác định mục tiêu truyền thông theo quy tắc SMART
Mục tiêu truyền thông chính là những kết quả cụ thể mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua các hoạt động truyền thông. Xác định mục tiêu luôn là bước tối quan trọng của quá trình kế hoạch truyền thông marketing. Để tạo ra một mục tiêu phù hợp, doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc SMART. Mục tiêu truyền thông càng rõ ràng và cụ thể, doanh nghiệp càng có định hướng rõ ràng cho các hoạt động truyền thông, từ đó tăng hiệu quả của các hoạt động này.
2.3. Khoanh vùng đối tượng công chúng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận
Bước tiếp theo sau khi đã xác định rõ mục tiêu truyền thông là tiến hành khoanh vùng đối tượng công chúng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận. Đối tượng của kế hoạch truyền thông marketing sẽ bao gồm: khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng; nhóm người đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ; nhà cung ứng, nhà phân phối, các nhóm liên quan khác…
Để xác định rõ ràng nhòm công chúng mục tiêu, doanh nghiệp dựa vào các câu hỏi sau:
- Ai là người mà doanh nghiệp muốn tiếp cận?
- Đặc điểm nhân khẩu học, tâm lý, hành vi của nhóm người này là gì?
- Những đối tượng có tác động đến hành vi của họ là ai?
- Nhóm người này có nhu cầu, mong muốn gì?
- Nhóm người này đang sử dụng các kênh truyền thông nào?
- Mối quan tâm về văn hoá cộng đồng và phát triển xã hội của họ là gì?
2.4. Xây dựng thông điệp muốn truyền tải đến đối tượng mục tiêu
Bước thứ tư của kế hoạch truyền thông marketing là xác định những thông điệp cốt lõi mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến công chúng mục tiêu. Những thông điệp không chỉ phản ánh giá trị, chất lượng, uy tín của sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp mà còn cần có tính chất sáng tạo, độc đáo và thu hút.
Thông điệp phải được xác định một cách rõ ràng, cụ thể để đảm bảo tất cả các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp đều nhất quán. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể tạo ra một hình ảnh thống nhất và đáng tin cậy về thương hiệu.
Một thông điệp truyền thông hiệu quả cần đáp ứng được các tiêu chí cơ bản như sau:
- Rõ ràng, dễ hiểu để công chúng có thể tiếp nhận và ghi nhớ.
- Cụ thể, ngắn gọn, súc tích tạo được ấn tượng, dễ dàng ghi nhớ và lan tỏa.
- Chân thực, đáng tin cậy để thúc đẩy hành động lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Hấp dẫn, thu hút để khách hàng quan tâm và chú ý.
2.5. Tạo bộ thiết kế truyền thông
Bộ thiết kế truyền thông là tổng hợp các hoạt động xoay quanh việc mở rộng thông điệp hoàn chỉnh, cách thức thể hiện và cách thức quảng bá đến công chúng. Một bộ thiết kế truyền thông hoàn chỉnh bao gồm 3 thành tố như sau:
- Chiến lược cho những thông điệp truyền thông (Message strategy): xác định rõ mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính và các thông điệp phụ.
- Chiến lược cho các hình thức sáng tạo (Creative strategy): quyết định cách thức truyền tải thông điệp tới đối tượng mục tiêu, ví dụ như thiết kế đồ họa, video, âm thanh,…
- Nguồn phát thông điệp (Message source): là yếu tố giúp tăng độ tin cậy và thuyết phục đối với đối tượng mục tiêu. Nguồn phát thông điệp có thể là thương hiệu, người nổi tiếng, hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan,…
2.6. Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp
Chọn lựa phương tiện truyền thông sẽ dựa vào mục tiêu và đối tượng công chúng trong kế hoạch truyền thông marketing. Các kênh truyền thông khác nhau sẽ phù hợp với các mục tiêu truyền thông khác nhau. Ví dụ, mục tiêu thúc đẩy doanh số bán hàng sẽ ưu tiên các kênh truyền thông trực tiếp như marketing email, bán hàng cá nhân. Còn nếu mục tiêu tăng mức độ nhận diện thì doanh nghiệp thường sẽ chọn tiếp thị mạng xã hội và quảng cáo.
Doanh nghiệp cần nghiên cứu đối tượng truyền thông sẽ có thể bị tác động bởi các phương tiện truyền thông nào, mức độ tác động ra sao để chọn lựa các kênh phù hợp. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành xem xét khả năng đáp ứng về ngân sách và nhân sự của kế hoạch truyền thông marketing với mỗi loại phương tiện trên để chọn lọc ra các kênh sẽ tiến hành truyền thông.
2.7. Thiết lập timeline chi tiết cho kế hoạch truyền thông marketing
Sau khi đã có được chọn lọc được các phương tiện truyền thông và những loại hình marketing phù hợp, doanh nghiệp cần xác định thời gian thực hiện cho từng hoạt động. Thời gian thực hiện yêu cầu được xác định hợp lý, đảm bảo các hoạt động truyền thông phối hợp một cách chặt chẽ và nhất quán. Thiết lập timeline chi tiết và phù hợp thì kế hoạch truyền thông marketing mới có thể được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.
2.8. Dự toán chi phí và lập kế hoạch dự phòng
Dựa trên các yếu tố về chiến lược marketing, kênh truyền thông và thời gian thực hiện doanh nghiệp tính toán các chi phí cần thiết cho kế hoạch truyền thông marketing. Thông thường, ngân sách truyền thông sẽ được tính theo phần trăm doanh thu hoặc chi phí marketing tổng thể của doanh nghiệp. Nhà quản trị cần lập kế hoạch có một khoản ngân sách dự phòng để có thể linh hoạt và chủ động trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông marketing.
2.9. Triển khai, đo lường hiệu quả và báo cáo
Doanh nghiệp nên có một kế hoạch đo lường chi tiết từ đầu để có thể thu thập đúng dữ liệu quan tâm và đánh giá hiệu suất một cách chính xác. Hoạt động đo lường hiệu quả triển khai một chiến dịch sẽ bao gồm các bước sau:
- Xác định các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) căn cứ vào các mục tiêu của chiến dịch truyền thông.
- Thu thập dữ liệu để đo lường hiệu quả của các hoạt động truyền thông từ: Báo cáo từ các kênh truyền thông, số liệu từ các công cụ phân tích dữ liệu hoặc các kết quả khảo sát khách hàng nếu có.
- Phân tích dữ liệu, xác định các tác nhân ảnh hưởng đến kết quả.
- Báo cáo kết quả cho nhà quản trị và các bên liên quan để có những quyết định phù hợp.
Hoạt động đo lường hiệu quả cần được liên tục cập nhật xuyên suốt quá trình triển khai để có thể kịp thời nắm bắt tình hình, đưa ra các phương án điều chỉnh và dự phòng nhằm đảm bảo khả năng hoàn thành mục tiêu.
3. Lưu ý cho doanh nghiệp khi lập kế hoạch kế hoạch truyền thông marketing
Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể để đảm bảo rằng tất cả nhân sự tham gia vào kế hoạch đều được giao đúng và cụ thể nhiệm vụ phù hợp với khả năng. Tránh được những nhầm lẫn giữa các vai trò và gây ra sự chậm trễ cho việc triển khai kế hoạch truyền thông marketing.
Xây dựng kế hoạch dự phòng như một chiến lược quản trị rủi ro trong kế hoạch truyền thông để vượt qua những sự cố ngoài tầm kiểm soát hoặc các hoạt động không đem lại hiệu quả như mong đợi. Kế hoạch dự phòng sẽ nâng cao mức độ đạt được mục tiêu đề ra.
Bám sát thông điệp truyền thông đã lựa chọn để giúp cho công chúng mục tiêu dễ theo dõi và nhớ đến chiến dịch của doanh nghiệp hơn. Các thông điệp bổ trợ thể hiện trên các phương tiện truyền thông và từ các nguồn truyền thông khác nhau phải đảm bảo tính nhất quán, bám sát vào thông điệp chính của kế hoạch truyền thông marketing.
Thấu hiểu tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch chỉn chu và chặt chẽ trước khi triển khai chiến dịch truyền thông, doanh nghiệp sẽ có thể nâng cao hiệu quả tiếp thị bằng cách đầu tư cho bước lập kế hoạch này ngay từ đầu. Navee Marketing Agency mong rằng bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả.
Hãy để lại thông tin của bạn
