Truyền thông sự kiện là hoạt động quan trọng và thiết yếu để giúp sự kiện được nhiều người biết đến hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thu hút được lượng lớn khách hàng quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của mình hay thậm chí là tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy truyền thông cho sự kiện như thế nào mới hiệu quả? Bài viết dưới đây của Navee sẽ cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về câu hỏi này.
1. Truyền thông sự kiện là gì?
Truyền thông sự kiện là quá trình sử dụng các phương tiện truyền thông để thực hiện quảng bá hình ảnh và các thông tin về một sự kiện đến đối tượng mục tiêu hoặc đám đông lớn.
Truyền thông sự kiện là hoạt động không thể thiếu cho các sự kiện nhằm thu hút sự chú ý của công chúng vào thời điểm trước khi sự kiện diễn ra. Đồng thời, hoạt động này còn giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh đến khách hàng khi sự kiện đã kết thúc.
Việc truyền thông cho sự kiện hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích:
- Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin về sự kiến đến đối tượng mục tiêu
- Kích thích sự tò mò và khơi dậy mong muốn tham gia sự kiện
- Thu hút sự tham gia của công chúng với các sự kiện bán vé hoặc hoạt động tuyên truyền
- Quảng bá rộng rãi về thương hiệu, dịch vụ và sản phẩm của donah nghiệp
- Ghi lại dấu ấn tích cực về hình ảnh thương hiệu
- Truyền tải được thông điệp sự kiện đến với các đối tượng không tham dự sự kiện.
2. Mục đích của việc truyền thông cho sự kiện
Mục tiêu của truyền thông trước sự kiện là để thông báo đến với khách hàng, đối tác về sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức. Điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý, quan tâm và kích thích mong muốn tham gia sự kiện đó. Một kế hoạch truyền thông hợp lý không chỉ làm nổi bật thông điệp mà còn góp phần tạo nên không khí sôi động và tích cực từ trước khi sự kiện bắt đầu.
Tuy nhiên, truyền thông trước sự kiện thôi là chưa đủ. Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường hay bỏ quên hoạt động truyền thông sau sự kiện. Do đó, hiệu quả truyền thông sự kiện không đạt như mong muốn. Việc truyền thông sau sự kiện mang nhiều ý nghĩa:
- Khắc ghi sâu sắc sự kiện trong tâm trí người tham gia.
- Thông qua các phương tiện truyền thông, lan tỏa thông điệp của sự kiện đến với những người không tham dự.
- Truyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận được với nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng hơn.
- Nâng cao vị thế và gia tăng sự uy tín của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác.
3. Quy trình các bước truyền thông sự kiện hiệu quả
Thông thường để truyền thông sự kiện được hiệu quả, bạn phải có sự chuẩn bị theo quy trình sau:
3.1. Trước sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông
Trước khi bước vào sự kiện, hãy thực hiện một phân tích một cách kỹ lưỡng về mục tiêu truyền thông. Từ đó, xác định nhóm đối tượng chính mà sự kiện hướng đến để tập trung truyền thông và chuẩn bị kế hoạch cụ thể để tạo điểm nhấn cho việc truyền thông sự kiện.
Bước 2: Lựa chọn kênh truyền thông
Bạn cần lựa chọn kênh truyền thông thích hợp với mục tiêu và đối tượng của chiến dịch truyền thông sự kiện. Sau đó, xây dựng kênh và lên ý tưởng về nội dung và thông điệp muốn truyền thông.
Bước 3: Xây dựng nội dung và truyền tải thông điệp truyền thông
Kênh truyền thông cần cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản nhất về sự kiện đến công chúng:
- Giới thiệu chung về sự kiện
- Thời gian diễn ra sự kiện
- Lịch trình sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện
- …
Tiếp theo, hãy bắt đầu bằng việc tạo ra nội dung độc đáo và hấp dẫn. Bạn nên nhớ thường xuyên đăng tải nội dung lên kênh truyền thông, đừng bao giờ để trang mạng xã hội của sự kiện trống trơn, không có hoạt động gì.
Bước 4: Thực hiện chiến dịch Email Marketing đến khách hàng tiềm năng
Email marketing tuy cũ nhưng lại là chiến lược marketing đem đến hiệu quả tiếp cận khách hàng tiềm năng cao. Chính vì vậy, bạn nên xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện toàn diện với sự kết hợp linh hoạt giữa mạng xã hội, email và nhiều phương tiện khác.
Một chiến dịch email marketing có nội dung hấp dẫn cùng lời kêu gọi hành động rõ ràng sẽ giúp bạn gây sự chú ý với người đọc về sự kiện.
Bước 5: Sử dụng các kênh báo chí để lan tỏa sự kiện
Báo chí vẫn là kênh truyền thông đáng tin cậy đối với công chúng trong bất kỳ sự kiện nào. Việc xuất hiện trên báo chí hay các kênh truyền thông đại chúng giúp thương hiệu lan tỏa sự kiện rộng rãi hơn.
3.2. Trong sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện, bạn có thể thực hiện quảng bá sự kiện bằng phương tiện phát trực tiếp: truyền hình trực tiếp, livestream,… để kết nối trực tiếp đến khán giả. Tận dụng công nghệ giúp tối ưu hóa trải nghiệm của người xem, tăng cao sự nhận diện về sự kiện đến đại chúng.
Tương tác với người xem trực tuyến bằng các câu hỏi hoặc vote: Hãy tạo các cuộc thăm dò để người có mặt trực tiếp tại sự kiện hay không cũng đều tham gia được. Nhờ sự chia sẻ từ cộng đồng trên các nền tảng truyền thông xã hội đã góp phần giúp sự kiện được lan tỏa tốt hơn.
3.3. Sau sự kiện
Ngay khi chiến dịch kết thúc, hãy bắt đầu kế hoạch truyền thông sau sự kiện. Chia sẻ hình ảnh, video về sự kiện và gửi lời cảm ơn đến những người tham dự sự kiện.
4. Các công cụ để truyền thông cho sự kiện
4.1. Phương tiện truyền thông đại chúng
Các phương tiện truyền thông đại chúng: kênh truyền hình, radio và báo giấy,… là những công cụ hiệu quả để truyền thông sự kiện.
Phương tiện truyền hình dù mang lại những trải nghiệm về hình ảnh ấn tượng nhưng ít được các doanh nghiệp lự chọn do chi phí vô cùng tốn kém.
Trong khi đó, chi phí để truyền thông bằng radio thấp hơn nhưng lại hạn chế về phương diện quảng bá hình ảnh.
Còn báo giấy có thể đạt hiệu quả cả về mặt hình ảnh lẫn chữ viết. Tuy nhiên, khi truyền thông sự kiện bằng báo giấy, cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và đặc biệt là đối tượng bạn đọc của tờ báo này.
4.2. Phương tiện truyền thông kỹ thuật số
Tính đến đầu năm 2023, Việt Nam đã có gần 78 triệu người dùng internet, chiếm tỉ lệ 79,1% tổng dân số cả nước. Đây là minh chứng cho thấy các phương tiện truyền thông kỹ thuật số đang ngày càng lên ngôi. Chính vì vậy mà công tác truyền thông sự kiện trên internet ngày nay rất được chú trọng.
Một số hoạt động truyền thông sự kiện bằng các phương tiện công nghệ số:
- Xây dựng một website vệ sinh cho sự kiện để cập nhật các thông tin liên quan đến sự kiện.
- Đăng bài PR trên báo điện tử
- Gửi email marketing thông báo về sự kiện
- Quảng cáo banner trên các website có lượt truy cập người dùng lớn
- Sử dụng các mạng xã hội, blog, diễn đàn để tương tác và chia sẻ thông tin.
- …
4.3. Ấn phẩm quảng cáo
Tạo ra các ấn phẩm quảng cáo như poster, banner, phướn, standee,.. để gia tăng hiệu quả truyền thông sự kiện. Poster và banner có thể treo ở những địa điểm quan trọng để tăng cường nhận diện thương hiệu. Phướn hoặc standee thường được sử dụng tại các sự kiện để tạo điểm nhấn và hỗ trợ truyền thông trực tiếp.
4.4. Tổ chức các hoạt động quảng bá sự kiện
Tổ chức các hoạt động quảng bá cho sự kiện như roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi liên quan đến sự kiện tạo sự kích thích và tương tác từ cộng đồng trước chương trình.. Đặc biệt, tận dụng các đối tác và nhà tài trợ để lan tỏa thông điệp sự kiện đến các đối tượng khách hàng nhiều nhất có thể.
5. Để sự kiện được truyền thông hiệu quả cần tuân thủ những nguyên tắc nào?
Để một sự kiện được truyền thông hiệu quả, việc tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau đây là rất cần thiết:
– Hiểu rõ về đối tượng và mục tiêu truyền thông:
- Xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu: Ai là khách hàng tiềm năng? Ai là những đối tác quan trọng cần tiếp cận?
- Đặt ra mục tiêu cụ thể cho chiến dịch truyền thông sự kiện: Tăng nhận thức thương hiệu, thu hút lượng người tham dự, hay tăng tương tác trên mạng xã hội?
– Nội dung truyền thông đặc sắc và nhất quán:
- Tạo nội dung hấp dẫn, cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin về sự kiện
- Đảm bảo nhất quán trong thông điệp truyền tải từ các poster, banner đến nội dung trên mạng xã hội và truyền hình.
– Xây dựng kế hoạch truyền thông rõ ràng và cụ thể:
- Thiết lập một kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết với các bước cụ thể và thời gian thực hiện.
- Phân công rõ ràng các trách nhiệm cho đội ngũ truyền thông để đảm bảo hiệu suất cao.
– Đánh giá và phân tích các rủi ro phát sinh
Việc chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các tình huống rủi ro có thể phát sinh sẽ giúp bạn ứng phó dễ dàng hơn với các tình huống khẩn cấp. Từ đó, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và đảm bảo hiệu quả sự kiện.
Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc này, chiến dịch truyền thông sự kiện đạt được hiệu quả như mong muốn.
6. Đơn vị cung cấp dịch vụ truyền thông sự kiện chuyên nghiệp – Navee Agency
Navee Agency là đơn vị hàng đầu cung cấp các dịch vụ truyền thông sự kiện chuyên nghiệp. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giải pháp truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Từ đó giúp sự kiện được lan tỏa đến rộng rãi công chứng, đặc biệt là các đối tượng mục tiêu mà khách hàng hướng đến.
Navee Agency kết hợp ý tưởng truyền thông sự kiện hiệu quả giữa quảng cáo trực tuyến và ngoại tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn tiếp cận khách hàng một cách toàn diện, từ thế giới số đến thế giới thực, giúp phủ sóng sự kiện trên khắp các kênh truyền thông.
Navee không chỉ đơn thuần để thực hiện yêu cầu của khách hàng mà còn đặt lợi ích của họ lên hàng đầu. Cam kết “Win-Win” của Navee không chỉ là khẩu hiệu mà còn là tâm huyết trong từng chiến dịch. Đội ngũ Navee luôn chú trọng đến chi phí tối ưu, đồng thời cam kết tối đa hóa giá trị mà doanh nghiệp đạt được từ mỗi chiến dịch truyền thông.
Tóm lại, truyền thông sự kiện là một công cụ hiệu quả để bạn xây dựng thương hiệu thành công. Kết hợp sự kiện và truyền thông, chúng ta có thể tạo nên những giá trị độc đáo, làm tăng giá trị và tầm nhìn cho mọi chiến lược truyền thông.
Đừng quên tham khảo dịch vụ quảng bá sự kiện của Navee Agency – sự lựa chọn đúng đắn cho những doanh nghiệp mong muốn tận dụng mọi cơ hội từ truyền thông sự kiện để xây dựng và phát triển thương hiệu của mình.
Hãy để lại thông tin của bạn
