Truyền thông nội bộ – Cách doanh nghiệp xây dựng văn hóa thương hiệu

Truyền thông nội bộ là một phần vô cùng quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa đánh giá đúng vai trò của việc này, dẫn đến sự trao đổi thông tin và kết nối trong tổ chức không đạt được hiệu quả như ý.

Vậy truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì và làm thế nào để phát triển các kênh truyền thông đạt kết quả cao? Navee cùng bạn tìm hiểu thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây.

Truyền thông nội bộ là gì?

Nhân viên chia bè chia phái, thông tin từ trên đưa xuống mỗi phòng ban khác nhau, sếp giao việc nhân viên không làm… Đây là những điều không hề hiếm gặp trong doanh nghiệp. Nguyên nhân một phần là do truyền thông bên trong doanh nghiệp không “đến nơi đến chốn”. Vậy các doanh nghiệp đã nắm được truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì ?

Định nghĩa

Truyền thông nội bộ là việc chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp giúp cho mọi nhân viên đều nhận đúng và đủ thông tin. Điều này không chỉ hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt nhất công việc của mình mà còn nâng cao tinh thần tập thể và sự yêu mến đối với doanh nghiệp.

Nhiệm vụ

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp có nhiệm vụ:

• Cung cấp thông tin chính xác về chi tiết về các hoạt động của doanh nghiệp cũng như những thay đổi chính sách và bộ máy hoạt động.
• Tuyên truyền và giáo dục nhân viên về các vấn đề như pháp luật, văn hóa, truyền thống…
• Xây dựng quan hệ gắn kết giữa các cá nhân trong nội bộ.
• Khích lệ, động viên nhân viên tham gia các phong trào, hoạt động thi đua của tập thể.

Vai trò của Internal Communications trong doanh nghiệp

Các chiến dịch truyền thông trong doanh nghiệp luôn đóng vai trò đối với hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể:

Đề cao văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc. Những giá trị này không chỉ giới hạn trong nội bộ mà còn được nhân viên chia sẻ ra bên ngoài.

Xây dựng các kênh Internal Communication đa dạng sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt được toàn bộ thông tin hoạt động, phát triển của công ty cũng như dễ dàng trao đổi, liên hệ với cấp quản lý. 

Thông tin truyền tải minh bạch

Được tiếp cận nguồn thông tin chính xác, chi tiết sẽ giúp nhân viên nắm rõ mục tiêu và có cách triển khai phù hợp để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Thông tin kịp thời còn giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.

Ngoài ra, việc truyền đạt thông tin nhanh chóng còn giúp sự hợp tác giữa các phòng ban trở nên ăn ý hơn, tránh những hiểu lầm và mâu thuẫn nội bộ không đáng có.

Nâng cao tinh thần đoàn kết

Một tập thể gắn bó là một tập thể có sức mạnh. Họ có mục tiêu chung, sự tin tưởng và tinh thần đoàn kết. Một chiến lược truyền thông nội bộ, doanh nghiệp sẽ giúp các cá nhân tin tưởng, thấu hiểu và tạo sự đoàn kết tập thể.

Thu hút người tài

Môi trường làm việc tốt là một yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân những nhân viên xuất sắc. Truyền thông nội bộ sẽ chính là công cụ đắc lực giúp các thành viên thêm yêu quý công ty và làm việc hăng say. Đóng góp hết mình vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Xem thêm: Khám Phá Chiến Lược Xây Dựng Thương Hiệu Từ Con Số 0

Các phương tiện triển khai truyền thông trong doanh nghiệp

Để xây dựng chiến dịch Internal Communication mang đến hiệu quả cao, bạn nên sử dụng đa dạng phương tiện triển khai như:

• Sản phẩm in ấn: Như báo chí, sách, tập san, thư từ…  với nội dung là những vấn đề nóng hổi trong tháng, phỏng vấn nhân viên công ty, lời chúc từ ban lãnh đạo…
• Email: Thông báo thông tin quan trọng hoặc gửi những kiến thức hữu ích.
• Bảng thông báo: Thông báo về sự kiện, vinh danh tập thế/cá nhân xuất sắc.
• Video: Về hoạt động nổi bật của tổ chức, cá nhân.
• Đài truyền thanh sử dụng nội bộ: Phát những thông tin quan trọng, chia sẻ cá nhân, gửi bài hát theo yêu cầu…
• Các cuộc họp nội bộ: Tổng kết hoạt động, vinh danh cũng như thảo luận kế hoạch phát triển mới cho công ty.
• Sự kiện cộng đồng: Công ty có thể tổ chức cho nhân viên tham gia những sự kiện như giờ trái đất, các giải chạy, hiến máu nhân đạo… để nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và tăng cường tinh thần đoàn kết của tập thể.
• Trò chơi: Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tổ chức các hoạt động vui chơi cho nhân viên như ngày hội gia đình, ngày hội thể thao… hoặc các trò chơi tập thể để tạo ra sân chơi bổ ích cho nhân viên.

6 bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

Để xây dựng một chiến dịch truyền thông nội bộ hoàn chỉnh, doanh nghiệp nên thực hiện đủ 6 bước như sau:

Phân tích và đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Việc lựa chọn các kênh truyền thông cũng như nội dung triển khai cần phù hợp với tình hình thực tế. Vậy nên bạn cần làm một bản đánh giá chi tiết về tình trạng triển khai truyền thông nội bộ, những vướng mắc đang gặp… để xây dựng mục tiêu cụ thể và đề ra chiến lược hợp lý.

Xác định rõ đối tượng cần truyền thông

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp thường hướng đến toàn bộ nhân viên. Tuy nhiên, tùy theo từng thời điểm mà đối tượng cụ thể có sự thay đổi. Bạn nên xác định đối tượng nhận thông tin là ai để đưa ra nội dung và lựa chọn các kênh Internal Communication phù hợp.

Lựa chọn mục tiêu và thông điệp truyền thông

Sau khi biết được đối tượng bạn cần lựa chọn mục tiêu và xây dựng thông điệp truyền thông phù hợp. Mô hình SMART là một gợi ý hay mà bạn có thể sử dụng.

Lên kế hoạch chiến lược phù hợp

Chiến lược là phương pháp triển khai mà bạn sử dụng để đạt được mục tiêu đề ra. Tùy vào tình hình và ngân sách thực tế mà bạn lựa chọn kênh truyền thông cũng như tổ chức chương trình cụ thể, nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Thực hiện truyền thông nội bộ

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các bước bên trên, bạn có thể tiến hành thực hiện chiến dịch truyền thông cho doanh nghiệp mình. Bạn lưu ý thực hiện đúng với các chiến lược đã đề ra từ trước và luôn theo sát mục tiêu ban đầu.

Đo lường và đánh giá hiệu quả

Trong quá trình triển khai, bạn cũng nên đo lường và đánh giá hiệu quả thường xuyên để có điều chỉnh phù hợp cũng như rút ra lưu ý cho các chiến dịch tiếp theo.

Truyền thông nội bộ không đơn thuần là việc truyền bá thông tin mà nó còn là yếu tố quan trọng hình thành nên văn hóa doanh nghiệp, góp phần làm đẹp hình ảnh thương hiệu trong mắt nhân viên, đối tác, khách hàng.

Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào tổ chức truyền thông trong doanh nghiệp tốt thì sẽ xây dựng được tập thể vững mạnh, nhân viên có năng suất làm việc cao và gắn bó lâu dài với công ty.

Hi vọng qua bài viết của Navee, bạn sẽ hiểu hơn về vai trò cũng như biết cách để triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả. Chúc bạn thành công!